Datenschutzhinweis

PHASING ist ein Werkzeug zur Termin- und Ablaufplanung. Dieser Hinweis beschreibt, welche Daten dabei verarbeitet werden, warum, wer sie sehen kann und wie lange sie bleiben.

Wer verantwortlich ist

Verantwortlicher: neok Architecture
Anschrift: 15, rue des Jardins, L-9371 Gilsdorf, Luxemburg
Kontakt: info@neok.lu
Aufsichtsbehörde: Commission nationale pour la protection des données (CNPD), Luxemburg
Speicherort der Daten: EU (Irland)

Welche Daten verarbeitet werden

Konto

E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort, der Zeitpunkt der Anlage und der letzten Anmeldung sowie die Rolle (Schüler, Lehrkraft, Administration). Ohne diese Angaben ist keine Anmeldung möglich.

Profil

Vor- und Nachname, freiwillig Telefonnummer, Funktion und ein Profilfoto. Dazu die Zuordnung zu Stufe und Klasse. Name und Foto erscheinen im Programm für andere Angemeldete; das Foto liegt in einem nicht öffentlichen Speicher und ist nur über eine Adresse erreichbar, die nach einer Stunde abläuft.

Planung

Die Planung einer Stufe (für alle ihrer Stufe sichtbar) und die persönliche Planung einzelner Schüler: Titel, Zeitraum, Art des Eintrags, Abhängigkeiten und Farben. Die persönliche Planung legt der Schüler selbst an und ändert sie selbst.

Raumbuchungen

Raum, Zeitraum, buchende Lehrkraft und ein Zweck. Schüler sehen die Belegung und die buchende Lehrkraft, aber nicht den Zweck – er ist ein freies Textfeld und kann Angaben über andere enthalten.

Einladungen

E-Mail-Adresse, vorgesehene Rolle und Stufe. Ein Konto entsteht nur zu einer solchen Einladung; eine Registrierung von aussen ist nicht möglich. Nur die Administration sieht diese Liste.

Zugriffsprotokoll

Wer wann welche Daten welcher Person gesehen oder geändert hat. Das Protokoll gibt es, weil Lehrkräfte die Daten aller Schüler einsehen dürfen; es macht diese Einsicht nachvollziehbar. Nur die Administration kann es lesen, niemand kann Einträge ändern oder löschen.

Wer was sehen kann

Schüler sehen ihre eigene Planung, die Planung ihrer Stufe und die Raumbelegung.
Lehrkräfte sehen zusätzlich die Profile und die persönliche Planung der Schüler sowie den Zweck von Raumbuchungen. Jeder solche Zugriff wird protokolliert.
Die Administration verwaltet Konten, Rollen und Zuordnungen und kann das Zugriffsprotokoll einsehen. Die persönliche Planung einzelner Schüler ist für sie bewusst nicht zugänglich.

Wie lange die Daten bleiben

Einträge im Zugriffsprotokoll werden nach zwölf Monaten gelöscht. Für alle übrigen Daten gilt eine Aufbewahrungsfrist nach dem Verlassen der Schule; wann jemand als abgegangen gilt, ergibt sich aus dem Abschlussdatum des Jahrgangs oder einem eigenen Datum. Nach Ablauf der Frist stehen Konto und Daten zur Löschung an; die Administration löst sie aus. Bewusst kein selbsttätiger Lauf: Die Löschung ist endgültig, und ein falsch gesetztes Datum soll nicht unbemerkt die Daten eines Kindes vernichten, das noch an der Schule ist. Die Löschung entfernt Profil, persönliche Planung, Raumbuchungen und Profilfoto.

Assistent zur Fristenrecherche

Schülerinnen und Schüler können einen Assistenten bitten, offizielle Fristen im Internet zu suchen. Die eingegebene Frage wird dafür an Anthropic übermittelt und dort verarbeitet.

Übermittelt wird ausschliesslich die Frage selbst sowie die Namen der Aufgabenbereiche des Programms. Keine Namen, keine Kennungen, keine Stufe und kein Teil der persönlichen Planung verlassen dabei das Programm; der Assistent kennt die Planung nicht und kann sich deshalb auch nicht auf sie beziehen. Was jemand selbst in das Feld schreibt, lässt sich nicht herausfiltern – die Eingabemaske weist vor dem Absenden darauf hin.

Protokolliert wird, dass der Assistent benutzt wurde, nicht der Wortlaut der Frage. Die Vorschläge werden nie selbsttätig übernommen: Jeder Eintrag muss einzeln bestätigt werden und trägt die Quelle, unter der das Datum nachzulesen ist.

E-Mails

Das Programm verschickt E-Mails für Einladungen, zum Zurücksetzen des Passworts und – je nach Einstellung im Profil – Erinnerungen an Fristen und Aufgaben sowie eine Wochenübersicht. Dafür werden E-Mail-Adresse, Name und der Inhalt der jeweiligen Nachricht an den Versanddienst Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich, Server in der EU) übergeben. Öffnungen und Klicks werden nicht ausgewertet. Festgehalten wird nur, welche Art von E-Mail wann an wen ging, damit nichts doppelt kommt; dieser Vermerk wird nach zwölf Monaten gelöscht.

Auftragsverarbeiter

Der Betrieb stützt sich auf vier Dienstleister: Supabase (Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher), Vercel (Auslieferung der Anwendung), Brevo (Versand von E-Mails) und – nur für den oben beschriebenen Assistenten – Anthropic. Mit allen vieren ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu schliessen; der Speicherort der Daten steht oben.

Rechte der betroffenen Personen

Es bestehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Auskunft und Löschung setzt die Administration im Programm unmittelbar um: Die Auskunft wird als Datei mit allen gespeicherten Angaben ausgegeben, die Löschung entfernt Konto und Daten endgültig. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Stelle.

Minderjährige

Das Programm wird von Schülerinnen und Schülern genutzt, die in der Regel minderjährig sind. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen des schulischen Auftrags der Einrichtung; die Rechtsgrundlage und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen der Erziehungsberechtigten legt die Einrichtung fest.

Cookies

Gesetzt werden nur Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind: eines zur Anmeldung, das beim Abmelden entfernt wird, und eines, das die gewählte Darstellung (etwa hell oder dunkel) speichert. Eine Reichweitenmessung oder Werbung findet nicht statt.